أفادت دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي بأن الدليل الإجرائي لنظام إدارة الأداء لموظفي حكومة دبي، حدد أربع كفاءات إلزامية، يجب على موظفي حكومة دبي العمل بها، هي: استحضار وبث الطاقة الإيجابية، وخدمة المجتمع، والاستجابة لاحتياجات المتعاملين من أفراده، والتميز في تنفيذ عملهم.
وأوضحت الدائرة، أن الدليل الإجرائي لنظام إدارة الأداء لموظفي حكومة دبي، تناول مسألة الكفاءات السلوكية للموظف، وأظهر أن الكفاءات الأساسية والقيادية، تتضمن مستويين من الكفاءات: الأول هو الكفاءات الإلزامية، التي يتعين توافرها لدى كل موظفي الجهات الحكومية، والثاني هو الكفاءات الإضافية، التي تتمتع بقدرٍ من المرونة في التطبيق، حيث يُتاح للجهات الحكومية المفاضلة في الاختيار بين مجموعة من الكفاءات السلوكية، وليس بالضرورة أن تكون متماثلة.
وأضافت أن الكفاءات السلوكية الأساسية تتضمن: الكفاءات الإلزامية، والكفاءات الإضافية، ومن الكفاءات الإلزامية استحضار وبث الطاقة الإيجابية، وخدمة المجتمع والاستجابة لاحتياجات المتعاملين من أفراده، والتميز في التنفيذ، في حين تتضمن الكفاءات الإضافية الإلمام بالشؤون المالية، والفهم المؤسسي، والابتكار والإبداع، أما الكفاءات القيادية، فتقسم كذلك إلى إلزامية وإضافية، فالكفاءات القيادية الإلزامية تتضمن قيادة وإلهام الآخرين، ودعم وتمكين التغيير، والإضافية تتضمن التفكير الاستراتيجي، وتطوير الموظفين، واتخاذ القرارات والأحكام السليمة.
وبين الدليل الإجرائي لنظام إدارة الأداء لموظفي حكومة دبي، أنه عند تحديد الكفاءات السلوكية تتم مراعاة الأهداف الفردية للموظف، من خلال تحديد الكفاءات ومستويات إجادتها ومؤشراتها المطلوبة، بمشاركة كل من الرئيس المباشر والموظف، على ألا يتجاوز عدد هذه الكفاءات الحدود المقررة لها، وأن يوضح الرئيس المباشر للموظف كيفية تطبيق الكفاءة على مهام ومسؤوليات الوظيفة، وكيفية مُتابعة أداء الموظف في هذه الكفاءات من خلال آليات وأساليب مُتعددة، مثل المقابلة الشخصية والمناقشة والأدلة الملموسة، ورصد السلوكيات الإيجابية منها والسلبية، وأن يقوم الرئيس المباشر بإطلاع الموظف على الكفاءات السلوكية، ومؤشرات الأداء المعتمدة والمطلوب تحقيقها من الموظف، على أن يتم اعتمادها في موعد أقصاه الأسبوع الثاني من شهر فبراير من سنة التقييم.
وأشارت الدائرة إلى أن الدليل الإجرائي تناول نظام إدارة الأداء لموظفي حكومة دبي، في فصله الرابع «انتهاء مرحلة تخطيط الأداء»، التي يتم اعتمادها من قبل الرئيس المباشر، والمدير المراجع، بعد مُراجعة الأهداف الفردية والكفاءات السلوكية وتحديد خطة التعلّم والتطوير بمشاركة الموظف، وبعد اعتماد خطة الأداء يتم تسليم الموظف نسخة منها، ونسخة لإدارة الموارد البشرية في الدائرة، ويحتفظ الرئيس المباشر بالنسخة الأصلية لخطة الأداء، وذلك للمتابعة المستمرة للأداء، وتوفير التغذية الراجعة والإرشاد والتوجيه.
وأكدت الدائرة أن مرحلة المراجعة الدورية تعد من أهم مراحل دورة إدارة الأداء، حيث تتم فيها متابعة أداء الموظف، وقياس نسبة التقدّم الذي أنجزه في المهام الموكلة إليه، ونظراً للخصوصية التشغيلية والتنظيمية للجهات الحكومية واختلاف أنشطتها، تم تصميم آليتين لمراجعة الأداء، بما يوفر المرونة اللازمة للجهات الحكومية لمواكبة مستجدات ومقتضيات العمل، وعلى الدائرة اختيار أيٍ من هاتين الآليتين لتقييم أداء الموظف بما يتناسب واحتياجاتها التشغيلية والتنظيمية، شريطة تطبيق آلية واحدة فقط لكل موظف خلال سنة التقييم، الآلية الأولى هي المراجعة المستمرة للأداء، والآلية الثانية هي المراجعة نصف السنوية.
وقالت الدائرة إن مرحلة المراجعة المستمرة لأداء الموظف، تهدف إلى تمكين الرئيس المباشر والموظف من الوقوف على مستوى الإنجاز، ومتابعة سير العمل بشكلٍ دقيق، من خلال المتابعة بشكل دوري طوال سنة التقييم، خصوصاً أن بعض الدوائر الحكومية لديها أنشطة ومهام تتطلب تشكيل فرق عمل أو تكليف موظفيها بإنجاز أكثر من مشروع أو مهمة واحدة خلال سنة التقييم، وتتم المُراجعة المستمرة من خلال اتباع خطوات عدة، أولاها أن يقوم الرئيس المباشر، وبشكل دوري، بمتابعة أداء الموظف بنهاية كل مرحلة من سنة التقييم، وذلك من خلال جلسات تُعقَد كل أسبوعين أو أربعة أسابيع، بهدف الوقوف على نِسب الإنجاز المُتفق عليها بموجب خطة الأداء وجودة المخرجات «الأهداف الفردية والكفاءات الفنية والسلوكية ومؤشرات أدائها المعتمدة»، وكذلك تحديد التحديات والمعوقات، واتخاذ الإجراءات التصحيحية في ضوء ذلك لتحقيق نِسب الإنجاز المستهدفة في الوقت المناسب، وتقديم الإرشاد للموظف بشكل بنّاء وإيجابي، وتحديد فرص التعلّم والتطور بناءً على نتائج التقييم خلال هذه المرحلة.
أما الخطوة الثانية للمراجعة المستمرة، فيلتزم الموظف خلالها بإجراء التقييم المبدئي لأدائه، وذلك قبل جلسة المُتابعة والمُراجعة، من خلال مُراجعة وتقييم نِسب الإنجاز، وفقاً لخطة الأداء المُعتمدة، وتحديد التحديات والعوامل المؤثرة في الإنجاز، ويدعم نتائجه الأولية بالوثائق والأدلة. وفي الخطوة الثالثة، يقوم الرئيس المباشر بمشاركة الموظف بتعديل الأهداف وأوزانها في حال الضرورة، وفقاً لمُقتضيات سير العمل ومتطلبات الخطة التشغيلية للوحدة التنظيمية، أما الخطوة الرابعة فيتم فيها اتباع الإجراءات نفسها لجلسة المراجعة المبيّنة في مرحلة المراجعة نصف السنوية، ويتم في نهاية كل ربع من سنة التقييم، تحديد نتيجة التقييم الربعي، وتُحتسب هذه النتيجة من ضمن نتيجة التقييم النهائية للموظف. والآلية الثانية لتقييم الموظف هي المراجعة نصف السنوية، والتي تبدأ منتصف يونيو، ويقوم الرئيس المباشر بإجراء المراجعة لمستوى أداء وإنجاز موظفيه، وفقاً للأهداف الفردية والكفاءات السلوكية ومؤشرات أدائها المعتمدة، ويتعرّف الموظف خلال هذه المرحلة إلى نقاط القوة والجوانب التي تحتاج إلى تطوير بهدف تحسين مستوى أدائه، وإجراء أي تعديل ضروري ومُبرَّر على الأهداف والمؤشرات، وتتم المراجعة نصف السنوية من خلال اتباع خطوات عدة، أولاها أن تقوم إدارة الموارد البشرية في منتصف شهر يونيو من سنة التقييم بالتعميم على جميع الوحدات التنظيمية، لإخطارها ببداية مرحلة المراجعة نصف السنوية مع تحديد المدة الزمنية لإنجازها، وفي الخطوة الثانية يتولى الرئيس المباشر عملية مراجعة الأهداف والكفاءات السلوكية ومؤشرات الأداء المعتمدة بمشاركة الموظف، بهدف مراجعة أداء الموظف ونسب الإنجاز المُتفق عليها للأهداف والكفاءات ومؤشرات الأداء، وفقاً لخطة الأداء، وتغيير أو تعديل أي هدف من الأهداف أو أوزانها، وفقاً لمُقتضيات سير العمل، كما يتم تحديد التحديات التي يواجهها الموظف إن وجدت، لمحاولة حلّها بشكل سريع، ومراجعة احتياجات التعلّم والتطوير.
وتتمثل الخطوة الثالثة للمراجعة نصف السنوية في أن يقوم الموظف بإجراء التقييم المبدئي وإرساله للرئيس المباشر، ومن ثم عقد جلسة مراجعة بين الرئيس المباشر والموظف كخطوة رابعة، بهدف تحقيق أمور عدة، منها: تحديد نسبة الإنجاز الفعلي للأهداف الفردية والكفاءات السلوكية، وكذلك تدوين الملاحظات الخاصة بالرئيس المباشر والموظف في نموذج خطة الأداء، وتدعيم جلسة المراجعة بالوثائق والأدلة التي تُوضّح نسب الإنجاز الفعلي، ومن ثم يقوم الرئيس المباشر والموظف بالتوقيع على خطة الأداء، وعرضها على المدير المراجع لاعتماد التعديلات إن وجدت، وبعدها يقوم الرئيس المباشر بتزويد الموظف وإدارة الموارد البشرية بنسخة من خطة الأداء المحدّثة، وتُحتسب نتيجة تقييم الموظف في هذه المرحلة من ضمن نتيجة التقييم النهائية له.
عند تحديد الكفاءات السلوكية تتم مراعاة الأهداف الفردية للموظف، ومستويات إجادتها.
المراجعة الدورية تتم فيها متابعة أداء الموظف، وقياس نسبة تقدّمه في إنجاز مهامه.
جلسة حوارية لترسيخ ثقافة الابتكار
نظمت دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي جلسة حوارية، بعنوان «أبطال الابتكار»، ضمن مبادرات مركز الابتكار والبحوث في الدائرة، للتعرف إلى قصص نجاح الدوائر الحائزة راية برنامج حمدان بن محمد للحكومة الذكية. حضر الجلسة، التي أقيمت بمقر دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي، المدير العام لدائرة الموارد البشرية لحكومة دبي، عبدالله علي بن زايد الفلاسي، وعدد من المسؤولين في الدائرة، والجهات المشاركة.
وأكد الفلاسي أن الإمارات تولي مسألة الابتكار أهمية كبيرة، وترعى المبتكرين وتتبنى ابتكاراتهم، وتشجع الموهوبين في مختلف القطاعات، من أجل تعزيز مكانة دبي، والمحافظة على تنافسيتها عالمياً.
